Partecipazioni Contratti e Trasparenza

Il Servizio ha in carico:

• le competenze amministrative delle Partecipazioni Societarie possedute dal Comune;
• le competenze amministrative, fiscali e contabili dei Contratti dell'ente che siano stipulati presso il Servizio con atto pubblico o scrittura privata, nonché la redazione e aggiornamento delle lettere commerciali, la collaborazione per la stesura di contratti anche complessi per l'ente;
• le attività del Protocollo, Archivio, Conservazione e  Servizi Posta cartacea in partenza, Portineria e Centralino ;
• le attività di notifica con Messi Comunali dell'ente e di pubblicazione per Enti Terzi;
• le attività relative alla sottosezione Amministrazione Trasparente a supporto dei Servizi preposti alla pubblicazione e al RPCT e cura il Registro Accessi e il supporto al Nucleo di valutazione per i monitoraggi secondo griglia annuale di Anac;

Competenze del Servizio

Quanto alle Partecipazioni Societarie, il Servizio cura le deleghe per le presenze in assemblee e gli atti di nomina da parte del Sindaco, la redazione degli atti amministrativi di competenza del C.C. e della G.C. e del Dirigente, le relazioni all'Assessorato e agli organi del Comune, la relazione dell'agente contabile per il Sindaco, il supporto al Comitato interno di coordinamento delle società controllate, la gestione degli incassi per dividendi a favore del Comune socio, la redazione degli atti per la razionalizzazione annuale su le società e l'inserimento dei dati nella banca dati MEF, il supporto alla ricognizione annuale dei servizi pubblici locali, la procedura e gli atti per assegnazione indirizzi strategici nel DUP per le società/enti controllati e degli obiettivi annuali e loro monitoraggio, la stesura della deliberazione G.C. del GAP e del perimetro di consolidamento, ogni attività di informazione, conservazione atti e documenti in merito alle competenze svolte anche a favore del Servizio Finanziario. Cura anche l'inserimento dati in Amministrazione Trasparente - Enti controllati e monitoraggi su i siti delle società/enti controllati.

Quanto al Servizio Contratti e Trasparenza ad esso afferiscono tutte le attività della redazione, stipula e adempimenti in materia di contratti sottoscritti presso il Servizio con supporto al Segretario Generale e ai Dirigenti firmatari, nonché agli uffici proponenti e ai RUP appalti e concessioni; approfondimenti e aggiornamenti per attività contrattuali e adempimenti fiscali; quanto alle competenze in materia di Trasparenza e accesso le funzioni di supporto sono svolte secondo il Decreto Legislativo n. 33/2013 e s.m.i. e le Linee Guida Anac, inoltre si supporta il Nucleo di valutazione per il monitoraggio annuale Anac secondo le griglie di controllo stabilite da Anac ed il relativo inserimento nella piattaforma. Supporto e consulenza per richieste di accesso agli uffici dell'ente. Mappatura processi e aggiornamenti annuali. Collaborazione su controlli interni all'ente per i contratti stipulati e per gli affidamenti diretti.

Quanto al Protocollo, esso si occupa della ricezione e registrazione in entrata di tutta la documentazione indirizzata al Comune, sia cartacea che trasmessa tramite posta elettronica certificata, e del relativo smistamento al Servizio di competenza. Inoltre l’Ufficio si occupa della raccolta ed invio della posta cartacea prodotta dall’Ente. L' Archivio gestisce la documentazione cartacea presente nell’Archivio di deposito del Comune, estraendo copia di documenti su richiesta dei Servizi comunali e predisponendo proposte di scarto da sottoporre alla Soprintendenza Archivistica e Bibliografica per acquisire le relative autorizzazioni. Presso il Municipio si trova la Casa Comunale che si occupa della consegna ai cittadini degli atti depositati presso il Comune per la notifica e della consegna, sempre su richiesta dell’utente, della corrispondenza pervenuta ai cittadini che hanno eletto la propria residenza in Via della Solidarietà o risultano domiciliati presso il Palazzo Comunale. All’Ufficio Archivio e Protocollo sono attribuite le competenze in materia di gestione documentale e conservazione dell’Ente.

L’Ufficio Messi gestisce le notifiche richieste dai Servizi interni e da Enti terzi, rendicontando le spese e registrando i flussi contabili in entrata, e si occupa delle pubblicazioni all’Albo on-line richieste da Enti terzi, rilasciando le relative attestazione di pubblicazione. L’Ufficio Messi svolge attività di supporto ai Servizi Demografici ed Elettorali per la consegna dei documenti elettorali.

Il Centralino e Portineria, svolgono attività di prima informazione all’utenza, smistamenti telefonici e attività di portierato per gli edifici comunali e di guardiania per gli uffici giudiziari.